Pada sekolah hingga perusahaan, absensi dilakukan untuk mengetahui kedatangan murid atau para karyawan yang bekerja. Untungnya, kini telah tersedia Google Form sebagai absensi digital yang dapat diakses dengan gratis. Cara buat absensi di Google Form juga dapat dipelajari dengan mudah.
Bagi yang belum mengetahui, Google Form adalah sebuah aplikasi berbasis web untuk membuat formulir pengisian. Formulir digital dapat dibuat sebagai kuesioner, petisi, hingga absensi. Formulir tersebut dapat diubah dengan bebas, dan dapat dibagikan dengan cepat kepada siapa saja melalui tautan.
Keunggulan Google Form Sebagai Pembuat Absensi
Google Form dianggap unggul sebagai formulir digital karena berbagai alasan. Hal inilah yang membuat begitu banyak institusi, perusahaan, hingga penyelenggara menggunakan Google Form. Adapun dari berbagai keunggulan pada layanan web tersebut adalah sebagai berikut:
- Hadir dalam wujud digital. Sebagai aplikasi berbasis web, Google Form dapat diakses secara digital, sehingga tidak akan membutuhkan kertas, tinta, dan alat tulis lainnya.
- Efisien dalam membagikan absensi. Google Form dapat dibagikan dengan mudah melalui tautan atau link. Link dapat dibagikan ke berbagai platform hingga messenger, sehingga lebih efisien dibandingkan formulir kertas.
- Data absensi disimpan dengan aman. Sebagai layanan digital, absensi pada Google Form dapat disimpan secara cloud. Hal ini tentunya berbeda dengan formulir kertas yang dapat dicuri atau hilang.
- Terintegrasi dengan Google Workspace. Hal ini tentunya akan mempermudah pendataan absensi dengan menggunakan Google Docs atau Sheets.
Begini Cara Buat Absensi Dengan Google Form
Dengan keunggulannya yang menarik, cara buat absensi di Google Form setidaknya perlu dipahami bagi siapa saja. Terutama untuk absensi, para pengajar atau atasan perlu mengetahui bagaimana cara melakukan absen dengan layanan tersebut. Berikut prosedur pembuatan formulirnya:
1. Buat Formulir Google Form Baru
Cara buat absensi di Google Form pertama adalah membuat formulir baru. Untuk membuat formulir baru, Google telah memberikan berbagai opsi untuk mengakses ke Google Form. Untuk mengunjunginya, pengguna dapat menggunakan:
- Halaman utama Google. Caranya tinggal klik ikon berbentuk sembilan lingkaran di samping foto akun Google, dan pilih Forms. Pilih opsi Blank dengan gambar ikon plus.
- Google Drive. Caranya tinggal klik tombol New di bawah tulisan Drive, lalu arahkan mouse pada tanda panah di samping tulisan Google Forms. Pilih blank form.
- Google Sheets. Setelah membuat sheet baru, pilih opsi Tools, lalu pilih “Create a new form”. Ini lebih digunakan untuk membuat formulir yang akan terintegrasi dengan Google Sheets.
2. Atur Pengisian Kolom Pada Google Form
Setelah membuat form, pembuat formulir dapat memulai dengan memberikan judul formulir berupa absen, serta deskripsi tambahan di bawahnya jika diperlukan. Untuk pengisian kolom, ada tiga opsi yang diberikan oleh Google Form:
- Multiple Choice/Pilihan Ganda. Opsi ini digunakan untuk membuat absensi dengan dua atau lebih pilihan, baik apakah peserta ingin absen atau izin.
- Checkbox/Kotak Centang. Opsi ini hampir serupa dengan Pilihan Ganda, hanya saja peserta dapat memilih lebih dari satu pilihan.
- Dropdown. Opsi ini digunakan dengan cara menambahkan seluruh nama peserta pada kolom opsi. Nantinya peserta dapat memilih nama masing-masing.
Untuk menggunakanya, tinggal pilih opsi Pilihan Ganda lalu ganti dengan yang diinginkan. Pastikan untuk mengaktifkan opsi Required di bawahnya. Untuk selanjutnya, silahkan atur penamaan absen sesuai yang diinginkan. Pembuat formulir juga dapat menambahkan tanggal dan waktu absensi.
3. Buat Tautan Google Form Untuk Dibagikan
Setelah absensi dibuat, formulir dapat dibagikan dengan menggunakan tautan atau link. Untuk membuat tautan, tinggal klik tombol Send yang berada di samping ikon titik tiga dan foto akun Google. Pilih opsi ikon Link pada kolom “Send via”, lalu klik Copy.
Begitulah cara buat absensi di Google Form dengan benar. Dengan Google From, absensi dapat dikreasikan dengan berbagai fitur yang kompleks di dalamnya. Untuk mengakses formulir kembali, pembuat formulir hanya tinggal mencari di Drive.
